Использование слияния почты для массовой отправки электронных сообщений

1. Определите аудиторию для электронного письма

Не все аудитории для электронных писем одинаковы. По этой причине не все деловые письма должны быть отформатированы и написаны одним способом. Некоторые электронные письма должны быть выполнены в более формальном стиле. Но, если вы ближе знакомы с вашим получателем, вы можете оформить ваше электронное письмо в менее формальном стиле.

Выбранный вами стиль электронного письма определяет открытие и закрытие вашего письма. Это также может определять язык, который вы используете, и тон сообщения. Чтобы узнать больше о формальном и неформальном стиле электронного письма, прочитайте мою недавнюю запись:

Вот краткое описание некоторых общих правил о том, когда использовать формальный или неформальный стиль для электронного письма.

Использование формального стиля письма:

  • если так требуется в вашей организации
  • если вы не очень близко знакомы с получателями
  • при отправке электронного письма кому-то, кто выше вас по званию, например ваш босс или учитель

Использование неформального стиля электронного письма:

  • если так принято в вашей организации (ваш босс и другие используют неформальный стиль)
  • коллеге по работе, с кем вы хорошо знакомы или дружите
  • для персональных писем, как по работе так и нет

Выбор между формальным и неформальным стилем варьируется от компании к компании

Вот почему важно знать, что принято в вашей компании. Если вы не уверены, следует ли использовать официальное составление электронного письма или неформальное, часто более безопасно использовать всё же формальный стиль

Как настроить заполнения шаблонов в документе

Для последующей настройки нам нужно перейти в раздел «Нормативно-справочная информация». В настройках выбираем «Настройка навигации». После чего выводим на рабочий стол меню, которого нет на рабочем столе.
После этого, переносим кнопкой «Добавить» пункт «Настройки заполнения файлов» в правую часть «Выбранные команды».
На рабочем столе появятся добавленные пункты меню
В разделе «Настройка заполнения файлов» нужно выполнить заполнение шаблона. После нажимаем на кнопку «Добавить» и выполняем настройку замены, для этого указываем введенные поля из нашего шаблона.
Дальше вводим нужные параметры замены. Реквизиты могут задаваться в виде выражений на встроенном языке, или к примеру в виде скрипта.

После всех этих махинаций, наша система будет автоматически заполнять реквизиты. При работе с шаблонами повышается скорость работы. Также, уменьшается количество ошибок.

Остались вопросы или нужны услуги по настройке 1С Документооборот? Звоните нашим специалистам или оставьте заявку на сайте!

Документ в 1С 8.3: настройка, проведение и формирование
Электронный документооборот между организациями

Что необходимо

В первую очередь нам нужны:

  • Документ-шаблон в Word’е
  • Список адресатов с их характеристиками (адресами, полом, обращением…)

У меня для примера простенькое письмецо:

Серым отмечены блоки, индивидуальные для каждого адресата. Как видите, нужно подготовить обращение (Уважаемый/Уважаемая), нужные поля в родительном падеже (Иванову). Соответственно, на каждый такой блок я готовлю табличку в Excel:

Делаем слияние

Слияние — вот  как называется этот инструмент. Для этого открываем наш шаблон в Word и нажимаем на вкладке «Рассылки» — «Начать слияние» — «Пошаговый мастер слияния».

Далее появится справа панель, где поэтапно надо выбирать нужный вариант.

  1. Выбор типа документа. Я выбрал «Письма»
  2. Открытие документа. Я уже открыл, поэтому «Текущий документ».
  3. Выбор получателей. У меня уже готовый список, поэтому «Использование списка» и Обзор. Там выбираю свой файл.
  4. Создание письма. Мне много блоков надо ввести, поэтому поочередно выбираю нужное место в письме и через «Другие элементы» вставляю нужный мне элемент.
  5. Просмотр писем. Здесь можно прокрутить ваши записи, т.е. посмотреть все документы, нажимая на соответствующие стрелочки.
  6. Завершение слияния. Тут есть два варианта — «Печать» — можете распечатать готовые документы, при этом выбрав только тех, кто нужен. И другой вариант «Изменить часть писем» — здесь каждый документ формируется друг за другом. Это нужно для того, чтобы внести какие-то редкие изменения, которые просто нецелесообразно втыкать в таблицу. При этом также можно выбрать какие письма вам выгрузятся в Word, а какие не нужны.

Сохраните документ. Потом при открытии вас будут спрашивать

Отвечаете «Да» и можете просматривать шаблон с текущими адресами прямо на панели, слияние делать больше не придется.

Очевидный плюс этого инструмента — никакой рутины. Подготовка документа будет сводиться лишь к открытию, выбору адресатов и распечатке (отправке).

Обычно я делаю быструю пояснялку для Youtube, но этот инструмент уже освещен в моем бесплатном часовом видеокурсе «. Все мои подписчики его получили, если же его у вас нет, можете его получить, введя в поле в правой части свои контакты и после подтверждающего письма (где надо кликнуть на ссылке) вам придет письмо со ссылкой на видеокурс. Там вы заодно познакомитесь еще с 9ю инструментами, которые приносят огромную пользу в работе всем пользователям Excel.

«Глаза боятся, а руки делают»

Указать получателя или отправителя письма в свойствах элемента Отправить email

Выбрать отправителя письма

Значением поля От является почтовый ящик. Вы можете выбрать любой из почтовых ящиков, синхронизированных с приложением Creatio, т. е. любой почтовый адрес c логином и паролем, зарегистрированный в Creatio. Например, можно настроить отдельный “Почтовый ящик для отправки подтверждения о регистрации”, чтобы отправлять уведомления в ходе бизнес-процесса, а затем указать его в поле От (Рис. 19).

Рис. 19 — Выбор почтового ящика

На заметку. Для работы с почтой в Creatio должна быть выполнена интеграция с почтовым провайдером. Убедитесь, что все пользователи, которые должны запускать процесс, имеют права доступа к почтовому ящику, указанному в поле От. Подробнее: Настроить права доступа на запись.

Дополнительно в поле От вы можете передать любой параметр процесса, значение которого выбирается из справочника Настройки синхронизации с почтой. Подробнее: Параметры процесса.

Выбрать получателя письма

В поле Кому вы можете указать получателей следующими способами:

Вручную. Например, “[email protected]

Обратите внимание, указать несколько адресов в одном поле невозможно. Для добавления еще одного получателя нажмите + и введите новый адрес в появившемся поле.

Передать параметр справочного типа, который использует справочник Контакт или Контрагент

Для этого нажмите кнопку в поле Кому и выберите Контакт/Контрагент —> “Параметр процесса”. Например, можно выбрать параметр Контакт, из предшествующего шага процесса “Встреча” (Рис. 20). Электронный адрес будет получен с детали Средства связи страницы контакта.

Рис. 20— Выбор параметра Контакт из элемента процесса “Встреча”

Выбрать определенный контакт или контрагента. Для этого нажмите кнопку в поле Кому и выберите Контакт/Контрагент —> “Значение справочника” . Затем выберите нужный контакт или контрагента из списка.

Какие форматы я могу прикрепить к сообщению электронной почты, чтобы поделиться им?

Среди большого разнообразия платформ электронной почты, которые существуют сегодня, мы можем использовать любую из них, поскольку они поддерживают очень широкий спектр форматов файлов, которые будут отправлены нашему получателю.

Наиболее распространенные расширения описаны ниже:

  • текст: Это формат файла Excel, поэтому мы можем отправить любую версию электронной таблицы. Xls и xlsx также включены в этот класс расширения.
  • Doc: У нас также есть возможность отправки файла Microsoft Word, с помощью которого мы можем прикреплять изображения и видео. Как и в случае с Excel, нам пришлось бы называть версии текстового процессора как docx.
  • PDF: Если нам нужно отправить файл в формате хранения, с которым получатель не может его изменить, или ему удастся увидеть его в том же виде, в каком мы его отправили, мы можем использовать это расширение Adobe.
  • застежка-молния: Этот вид формата идеально подходит для отправки полного файла или большого файла. Чтобы сделать это, мы должны сжать его перед тем, как отправить его человеку, который получает наше электронное письмо. Когда оно достигнет отправителя, его нужно будет распаковать и просто открыть.
  • PPTX: Из электронной почты мы также можем отправлять файлы в формате хранилища Power Point. Этот вид прикрепленных документов, которые мы отправляем по электронной почте, позволит нам увидеть слайд-шоу. Как и в других форматах, мы также можем включить версии pptx.
  • РТФ: Это расширение должно быть включено в тексты, с некоторыми вариантами, представленными его производителем Sun Microsystems, Inc.
  • ODS: Он также разработан Sun Microsystems и совместим с электронной таблицей Microsoft Excel. То же самое верно для текстового процессора с расширением odt.
  • wav, aiff или au: К другим классам файлов, которые вы можете отправлять в виде вложений в электронное письмо, относятся те, которые принадлежат аудио, где мы можем их найти.
  • AVI, MPG, H264, MOV, WMV: Как и в случае со звуком, мы также можем прикреплять файлы для отправки видео.

2. Знать как составлять деловое электронное письмо

Как вы форматируете ваше электронное письмо для бизнеса, имеет значение. Хорошая структура электронного письма помогает ясно передать ваше сообщение. Плохо отформатированное электронное письмо может оставить плохое впечатление.

Все хорошие электронные письма должны иметь по крайней мере следующие части:

Строка темы. Строка темы это первая часть сообщения, которую видит ваш читатель. Это может обусловить, откроет ли читатель ваше письмо. Большинство экспертов согласны с тем, что темы должны быть короткими (от шести до десяти слов) и конкретными. Приветствие. Приветствие это то, как вы приветствуете читателя

Важно понимать, обращаетесь ли вы к официальной или неофициальной публике. Основной текст

Текст сообщения передает основную суть электронного письма. В нём также должны быть: введение и заключение. Он должен быть написан короткими абзацами от одного до двух предложений. Если это добавит ясности, используйте маркированные или пронумерованные списки. Подпись. Ваша подпись может быть официальной или неофициальной, в зависимости от вашей аудитории. Хороший шаблон подписи электронного письма помогает вашему читателю найти всю необходимую о вас информацию. Enavto Market имеет полезные шаблоны подписей, чтобы сделают вашу электронную подпись более профессиональной.

Используйте правильный формат электронного письма. Организуйте ваше электронное письмо таким образом, чтобы первые несколько предложений рассказали, о чём это письмо. Последние несколько предложений должны быть заключением, которое подводит итог рабочего электронного письма. Заключение, также является хорошим способом для призыва к действию. Призыв к действию сообщает читателю электронное письмо, что делать дальше и как это сделать.

Резюме

Массовая рассылка — чрезвычайно полезная опция, которая может решить множество задач в различных областях:

  • рассылка специальных предложений клиентам,
  • уведомление партнеров об изменениях в вашем бизнесе,
  • информирование подписчиков о последних новостях,
  • корпоративная рассылка,
  • просто объявление друзьям о предстоящем торжестве.

В любом случае будет удобно, а зачастую необходимо персонализировать ваши письма. Функция слияния почты позволяет автоматически превратить обычные информационные рассылки в индивидуальные послания, содержащие личные данные.

Среди различных решений этого вопроса выбирайте те инструменты, которые обладают наибольшим потенциалом, гибкими настройками и простотой использования. Используйте профессиональные программы слияния почты, которые не ограничивают количество получателей, помогают избежать спам-фильтров и отправляют безупречные личные сообщения для достижения ваших целей.

Шаблоны для Marketo (6) от @jennamolby

На веб-сайте Дженны Мольбы вы можете найти полезные советы в области маркетинга электронной почты и  бесплатных шаблонов писем электронной почты, которые готовы для ваших деловых потребностей.

Каждый шаблон имеет уникальный дизайн, начиная от нескольких рассылок и заканчивая прямыми призывами к действию, и они уже были протестированы на всех основных почтовых клиентах для обеспечения совместимости. Вы даже можете просмотреть предварительный просмотр электронной почты перед загрузкой, чтобы убедиться, что вы выбрали правильный вариант, или вы можете просто загрузить их все!

Как сделать массовую рассылку в Outlook с помощью слияния почты

Почти каждый пользователь электронной почты хотя бы раз в жизни сталкивался со случаем, когда необходимо было отправить однотипные письма разным получателям

А в коммерции такие рассылки являются важной частью деловой деятельности

В Outlook можно отправить одинаковые письма большому количеству получателей, указав адреса в поле Кому. Но что, если вам нужно поменять в тексте каждого письма фрагменты, предназначенные конкретным получателям, например, личное приветствие? Конечно, можно создать шаблон письма, а затем использовать его в качестве основы, вручную изменяя для отправки отдельных писем каждому адресату. Но когда у вас десятки или даже сотни адресов, представьте, сколько времени займет эта работа! Кроме этого, чем больше адресов добавляется в поле Кому, тем меньше шансов пройти через спам-фильтры получателей.

Существуют специальные сервисы, которые предлагают методы индивидуализации массовых почтовых кампаний. Но гораздо удобнее, легче и дешевле настроить персональную рассылку по-своему с помощью функции слияния почты.

Слияние почты (анг. mail merge), в отличие от рассылки одного письма на несколько адресов, создает отдельное письмо для каждого из них. Например, это могут быть приглашения с одинаковым текстом, но имя, адрес и обращение будут уникальны, соответствуя каждому получателю.

Этого можно добиться путем слияния двух файлов при создании кампаний массовой рассылки:

  1. Письмо: документ MS Word или сохраненный из Outlook шаблон сообщения, который содержит текст письма с полями для автоматического заполнения.
  2. Источник данных, который содержит значения заполняемых полей.

Давайте кратко рассмотрим, как выполнить слияние почты в Outlook.

Шаг 1: Создаем файл с данными для персонализации почты

После того, как мы подготовили письмо, нужно сформировать источник данных для заполнения адресов получателей и других полей слияния. Различные инструменты для рассылок предлагают разные типы источников данных для заполнения полей в шаблоне. Например, контакты Microsoft Outlook для добавления адресов.

Наиболее распространенный и простой способ — использовать в качестве файла данных электронную таблицу, в которой могут содержаться различные данные для объединения с шаблоном письма. Например, при слиянии почты из Excel.

Внимательно проверьте все поля перед выполнением слияния. Например, иногда необходимо выделить отдельные колонки для фамилии и имени.

Шаг 2: Создаем шаблон сообщения для слияния

Для того чтобы создать персонализированные сообщения массовой рассылки, прежде необходимо создать шаблон письма. Это можно сделать разными способами:

Вы можете создать документ, содержащий готовые поля для слияния в Microsoft Word.
Однако если вы работаете с Outlook, удобнее всего писать исходное письмо, не выходя из программы. Так вы сможете работать с привычными инструментами и понимать, как будут выглядеть конечные сообщения

Набирая черновик письма в Outlook, вы не будете переключать свое внимание на другие программы. Такой способ набора текстового шаблона предлагает наша утилита.

Независимо от того, как вы создадите исходный документ, он будет содержать поля для заполнения при слиянии. Они будут заполнены данными из источника данных, созданного на .

Шаг 3: Свяжите файл базы данных с документом электронной почты

После того, как оба документа готовы, настало время выполнить слияние. Обязательно сохраните документы, прежде чем приступать к работе. Затем выберите файл шаблона и файл источника данных, чтобы связать их.

Например, с помощью утилиты Слияние почты с вложениями связать таблицу исходных данных с шаблоном письма очень легко, достаточно выбрать файлы на вашем диске или сетевом ресурсе:

Шаг 4: Массовая рассылка персонализированных писем

Последним необходимым шагом перед отправкой персонализированных писем является их предварительный просмотр. Так вы сможете убедиться, что объединение прошло успешно, и еще раз проверить, что вы ничего не забыли.

Процесс предварительного просмотра может быть разным для разных инструментов. Например, Пошаговый мастер слияния в MS Word показывает, как будет выглядеть текст письма перед объединением.

Утилита Слияние почты с вложениями из пакета ReliefJet Essentials позволяет сохранить готовые письма в отдельной папке, чтобы полностью проверить их перед отправкой.

После просмотра запустите процесс слияния и отправьте письма немедленно либо сохраните их, если используемый вами инструмент слияния позволяет это сделать. Нажмите кнопку Отправить один раз, и все ваши адресаты получат индивидуальные письма с личными приветствиями и другими важными персональными сведениями.

Sendwithus (14+)

Еще один отличный веб-сайт для бесплатных шаблонов электронной почты — Sendwithus. Они предлагают  бесплатных шаблонов электронной почты, которые были разработаны их сообществом. Посмотрите все шаблоны, и вы обнаружите, что каждый может быть настроен 9 различными способами!

Мы нашли шаблон Neapolitan , чистый шаблон с минималистичным дизайном, очень привлекательный. Вы можете выбрать шаблон для загрузки на основе типа сообщения. Доступными сообщениями являются: подтверждение, приглашение на мероприятие, счет недавней покупки, обновление продукта и приветственные письма.

См. Доступные шаблоны Neapolitan ниже:

Как подготовить шаблон документов в 1C

Для этого нужно перейти к созданию шаблона. Открываем пустой файл MS Word, после чего закрепляем ее в настройках. Переходим к разделу «Документы и файлы»-«Файлы».
В появившемся окне, нажимаем на «Шаблоны файлов», скачиваем нашу новою заготовку, по нажатию кнопки «Создать файл». В следующем окне выбираем команду «Загрузить с диска».
После этого, в следующем окне выбираем до этого подготовленный файл. Называем его на свое усмотрению, например, «Пример шаблона договора». В будущем в нем будет храниться наш шаблон документа.
Для сохранения необходимо нажать «Записать и закрыть».
После чего, мы увидим наш шаблон в списке файлов.
Для открытия файла, нам потребуется щелкнуть по нем правой кнопкой мышки, и нажать «Открыть карточку».

Отправить email автоматически

Рис. 5 — Диаграмма бизнес-процесса по отправке приветственного сообщения контакту

  1. Добавьте начальный элемент на диаграмму процесса.

    1. Чтобы настроить однократный или регулярный автоматический запуск процесса в заданное время, воспользуйтесь элементом Стартовый таймер.

    2. Чтобы настроить автоматический запуск процесса после определенных изменений в Creatio, например, после добавления нового контакта (Рис. 6), воспользуйтесь начальным элементом Сигнал.

      Рис. 6 — Пример настройки элемента Сигнал

      В приведенном примере настроек начальный элемент Сигнал используется для запуска процесса каждый раз, когда в Creatio добавляется новый контакт.

  2. Рис. 8 — Передача в поле Кому Id контакта, активировавшего начальный элемент Сигнал

  3. В зависимости от желаемого результата выберите один из следующих вариантов:

    1. Если вы хотите, чтобы в письме использовались параметры процесса или макросы, то добавьте на диаграмму процесса элемент, который может получить нужную информацию из базы данных Creatio.

    2. Например, если в письмо нужно подставлять имя и электронный адрес нового контакта, то разместите элемент Читать данные (Рис. 9) на диаграмме процесса и вычитайте данные контакта, добавление которого инициировало запуск процесса. Данные будут записаны в исходящие параметры элемента, которые можно использовать как макросы в теле письма.

      Рис. 9 — Пример настройки свойств элемента Читать данные

  4. Сохраните процесс.

Pixel Buddha (3)

Ознакомьтесь с веб-сайтом Pixel Buddha для эксклюзивного контента. Идея Pixel Buddha заключается в создании источника больших ресурсов для профессионального дизайнерского сообщества, включая бесплатное и премиальное программное обеспечение, веб-продукты, шаблоны, значки, шрифты и темы.

Они предлагают 3 бесплатных адаптивных шаблонов писем, в том числе шаблон Хэллоуина , шаблон для праздника  и шаблон Passion.

Обязательно ознакомьтесь с другими бесплатными предложениями , которые доступны для вас — вы никогда не знаете, когда это пригодится! См. Шаблон электронной почты ниже. Его также легко настроить, если вы хотите адаптировать его для другого мероприятия или праздника.

Помещаем HTML и PHP код отправки формы в один файл

Для реализации такой работы нужно поместить HTML код формы в файл send.php и добавить условие, которое будет проверять наличие переменных в массиве POST (этот массив передается из формы). То есть, если переменные в массиве не существуют, то нужно показать пользователю форму. Иначе нужно принять данные из массива и отправить их адресату.

Давайте посмотрим как изменить PHP код в файле send.php:

Существование переменной в POST массиве мы проверяем PHP функцией isset(). Восклицательный знак перед этой функцией в условии означает отрицание. То есть, если переменной не существует, то нужно показать нашу форму. Если бы я не поставил восклицательный знак, то условие дословно означало бы — «если существует, то показать форму». А это неправильно в нашем случае. Естественно, что вы можете переименовать его в index.php. Если будуту переименовывать файл, то не забудьте переименовать название файла и в строке <form action=»send.php» method=»post»>. Форма должна ссылаться на эту же страницу, например index.php. В код я добавил заголовок страницы.

Как создать и настроить шаблон письма в почте Яндекс

Здравствуйте, уважаемые читатели! В этом посте хочу рассказать вам о том, как создать шаблона письма в почте Яндекс. Аналогично почтовому сервису Gmail, Яндекс-почта тоже имеет такую возможность. Почему затронул эту тему? Появилась необходимость отправлять, по сути, идентичные письма клиентам. Ну, разве только поменять имя и какие-то цифры, а так весь текст одинаков.

Это будет удобно, например, для менеджеров по продажам. Создав единожды необходимый шаблон, вам будет достаточно нажать одну кнопку, и текст из шаблона встаёт в тело письма автоматически. Вам остаётся отредактировать нужные параметры, например, изменяете суммы, имя клиента, дату и т. д.

Настраиваем шаблон письма в почте Яндекс.

Всё моё руководство можно уложить в три шага:

  1. Создаём подпись
  2. Добавляем портрет
  3. Создаём шаблон письма

Разберём по пунктам. Открываем свой или корпоративный почтовый ящик. Первым делом заходим в настройки и выбираем там раздел &#8212; «Личные данные, подпись, портрет»

Создаём подпись

В верхнем поле вписываем имя и фамилию, чуть ниже нажимаем кнопку «Создать подпись». Используя текстовый редактор, создаём саму подпись, которая будет автоматически вставляться в самый низ тела письма. Вы можете красиво оформить текст, сделать гиперссылки, добавить картинку.

Ставим галочку «Привязать к адресу» и выбираем адрес, если он у вас не один. Вы можете создать таким образом несколько подписей, так сказать, на разные случаи. При написании очередного письма будет показан выбор между ними. Для этого поставьте галочку в чек-боксе «разрешить выбор подписи на странице написания письма». Теперь сначала нажимаем кнопку «Создать подпись», а затем «Сохранить изменения».

Добавляем портрет

Если у вас нет ещё портрета, то добавить его можно через раздел «паспорт». Справа после входа в «паспорт» увидите текстовую ссылку «Изменить портрет пользователя». Нажимаете, и появляется возможность загрузить фотографию или логотип компании.

Создаём шаблон письма

Вот и дошли до самого главного. Красивая и информативная подпись у нас есть, портрет тоже, приступаем к созданию шаблона письма. Для этого просто нажмите «написать письмо», и в строке «тема» с правой стороны появится текстовая надпись «Шаблон». Кликните на неё, и потом «создать шаблон».

Вписываем тему письма, в моём случае «Расчет рассрочки на автомобиль». Затем в тело письма, куда уже вставлена наша созданная ранее подпись, добавляем основной текст. Последним шагом будет нажатие кнопки «сохранить шаблон». Тема будет являться названием шаблона.

При очередном написании письма просто выберите из списка нужный шаблон. Отредактируйте по потребности и отправляйте почту.

Послесловие

Мне, как предпринимателю необходимо работать с клиентами. Причём по разным программам, и наличие таких шаблонов значительно упрощает мою работу. Одному нужно расчёт по автомобильной программе выслать, другой «кешбнеом» заинтересовался, третий желает узнать о выгодной покупке квартиры.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Editor
Editor/ автор статьи

Давно интересуюсь темой. Мне нравится писать о том, в чём разбираюсь.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Люкс-хост
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: